Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 e del D.Lgs. 196/2003

Informativa sul trattamento dei dati personali

Ultimo aggiornamento: 7 luglio 2026 · Versione 1.0

1. Quadro normativo e titolare

Questa informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 ("Codice Privacy"), come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101. Tiene conto, per i dati dei condomini, della disciplina del condominio negli edifici (artt. 1117 e ss. del Codice civile, in particolare artt. 1129 e 1130) e degli indirizzi del Garante per la protezione dei dati personali, compreso il Documento di indirizzo sul trattamento dei dati personali nell'ambito del condominio (10 aprile 2025).

Il titolare del trattamento per i dati di cui è autonomamente responsabile — account della piattaforma, fatturazione, supporto, richieste inviate dal sito — è:

Nel seguito, "Easy Condominio", "noi" o il "Titolare" si riferiscono a WIRD Groupquando agisce come titolare autonomo. Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO) in quanto, allo stato, non ricorrono i presupposti di cui all'art. 37 GDPR. Le richieste privacy si inviano all'email sopra indicata.

I trattamenti sono improntati ai principi di cui all'art. 5 GDPR: liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione (accountability).

2. Ruoli nel trattamento

Easy Condominio è un software gestionale in abbonamento (SaaS) per studi di amministrazione condominiale operanti in Italia. Non esiste registrazione pubblica: ogni account (amministratore o condomino) è creato solo su invito.

Condominio e amministratore

Secondo il GDPR e gli indirizzi del Garante, il titolare è chi decide finalità e mezzi del trattamento:

• il condominio, quale organismo collettivo, può essere titolare quando l'assemblea decide trattamenti per finalità comuni (ad esempio l'adozione di un portale o di un'app condominiale);
• lo studio di amministrazione è di regola titolare autonomo per i trattamenti tipici del mandato di legge, in particolare l'anagrafe condominiale, i registri, le comunicazioni ordinarie e la conservazione dei documenti (artt. 1129 e 1130 c.c., incluso l'obbligo di tenuta del registro di anagrafe di cui all'art. 1130 n. 6 c.c.);
• lo studio può essere invece responsabile del trattamento per conto del condominio quando esegue delibere assembleari che riguardano servizi digitali o incarichi a terzi.

Easy Condominio (WIRD Group )

• è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) — o sub-responsabile, se lo studio agisce a sua volta come responsabile del condominio — per i dati dei condomini, delle unità e dei documenti che lo studio carica o fa caricare in piattaforma;
• è titolare autonomo solo per i dati necessari a gestire il contratto con lo studio (account, fatturazione, supporto) e le richieste inviate dal sito pubblico.

Il rapporto con ogni studio cliente è regolato da un accordo sul trattamento dei dati (DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR. WIRD Group non determina le finalità del trattamento dei dati condominiali, non li usa per finalità proprie, non li vende e non li cede a terzi per marketing o profilazione.

Questa informativa non sostituisce quella che lo studio (e, ove titolare, il condominio) deve rendere ai condomini ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR. Lo studio resta responsabile di informare gli interessati.

3. Tutele per i condomini

Se accedi all'area riservata come condomino, lo fai perché lo studio che amministra il tuo stabile ti ha invitato. L'area è in larga parte in sola lettura: avvisi, documenti, millesimi, fornitori, manutenzione e dati della tua unità. Puoi aggiornare alcuni recapiti nel profilo e, se la funzione è attivata, caricare documenti per una pratica pro-rogito.

• Isolamento. I dati del tuo condominio restano separati da quelli di altri studi e di altri condomìni (architettura multi-tenant con controllo di accesso a livello di database).
• Minimizzazione.Per l'anagrafe condominiale sono pertinenti, in linea con l'art. 1130 n. 6 c.c. e con i provvedimenti del Garante, le generalità, il codice fiscale, la residenza o il domicilio e i dati catastali dell'unità. Non è necessario — e non dovrebbe essere richiesto — il prezzo di compravendita, il compenso del mediatore o altri elementi eccedenti dell'atto di trasferimento (Garante, 19 febbraio 2015).
• Limitazione della visibilità. Ogni condomino vede i dati del proprio stabile nei limiti del ruolo e della funzione; i dati di altri condomini non pertinenti non devono essere diffusi. Lo studio è tenuto a non caricare in piattaforma informazioni eccedenti.
• Niente marketing. Non profiliamo i condomini, non inviamo pubblicità, non costruiamo elenchi commerciali, non cediamo dati a terzi per finalità promozionali.
• Credenziali personali. L'accesso è nominativo, su invito. È vietato condividere password con soggetti non autorizzati.
• Pro-rogito.Documenti d'identità, codice fiscale, rogito o contratto di mutuo sono trattati solo se caricati per una pratica specifica, restano riservati allo studio e alle parti della pratica, e non sono usati per altre finalità. Lo studio deve limitarsi a quanto strettamente necessario.

4. Fonte dei dati (art. 14 GDPR)

I dati dei condomini, di regola, non sono raccolti direttamente da WIRD Grouppresso l'interessato, ma:

• dallo studio di amministrazione, che li inserisce in adempimento del mandato e dell'anagrafe condominiale;
• dallo stesso condomino, quando accetta l'invito, aggiorna i recapiti nel profilo o carica documenti (ad esempio per il pro-rogito);
• da registri e documenti già nella disponibilità dello studio (unità, millesimi, verbali, fornitori).

I dati degli studi (account, fatturazione, richieste di demo) sono invece conferiti direttamente dall'interessato o dal suo studio.

5. Categorie di dati

Dati dell'account

• Nome, cognome, indirizzo di posta elettronica
• Ruolo (amministratore, condomino, super admin) e studio di appartenenza
• Password conservata in forma crittografata, non accessibile in chiaro nemmeno a noi

Dati anagrafici e immobiliari

Trattati per la gestione condominiale, in quanto previsti dal registro di anagrafe (art. 1130 n. 6 c.c.):

• Nome, cognome, codice fiscale o partita IVA, indirizzo, email, telefono dei proprietari e, se inseriti, di titolari di diritti reali o personali di godimento
• Dati dell'unità immobiliare (identificativo catastale, millesimi, quote)
• Date di ingresso e uscita dalla proprietà

Documenti

• Documenti condominiali (bilanci, verbali, fatture, allegati agli avvisi)
• Per la funzione "Pro Rogito": documenti d'identità, codice fiscale, atto o estratto pertinente alla compravendita, contratto di mutuo, se caricati dal condomino o dallo studio

Dati tecnici

• Cookie di sessione tecnici per mantenere l'accesso
• Log del server (indirizzo IP, data e ora di accesso) per sicurezza e diagnostica

Dati dal sito pubblico

• Nome, email, nome dello studio e messaggio inviati dal modulo "Richiedi una demo"

Dati di fatturazione

• Ragione sociale, partita IVA, indirizzo, necessari all'emissione della fattura elettronica e agli adempimenti fiscali

Non trattiamo di norma categorie particolari di dati (art. 9 GDPR: salute, opinioni politiche, appartenenza sindacale, dati genetici o biometrici, vita sessuale, origine razziale o etnica) né dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR). Qualora lo studio inserisse tali dati in campi liberi o in documenti caricati, resta di sua esclusiva responsabilità disporre di una base giuridica adeguata (art. 9, par. 2 GDPR e art. 2-sexies del Codice Privacy).

6. Finalità e basi giuridiche

Ogni trattamento poggia su una base di cui all'art. 6 GDPR (e, ove occorra, all'art. 9). Non usiamo il consenso per il funzionamento ordinario del servizio: i cookie sono solo tecnici e i dati condominiali sono trattati su incarico dello studio.

Il legittimo interesse di cui all'art. 6.1.f (sicurezza e prevenzione abusi) è stato bilanciato con i diritti degli interessati: si trattano solo log tecnici, per tempo limitato, senza profilazione. Puoi opporti ai sensi dell'art. 21 GDPR come indicato nella sezione 11.

Non utilizziamo i dati per finalità di marketing diretto, per ricerche di mercato, per profilazione o per comunicazioni promozionali. Qualora in futuro si introducessero tali finalità, sarà richiesto un consenso specifico e libero (art. 6.1.a e art. 7 GDPR; art. 130 Codice Privacy per le comunicazioni elettroniche).

7. Conferimento: obbligatorio o facoltativo

• I dati dell'account e quelli necessari alla fatturazione sono obbligatori per concludere e eseguire il contratto: in mancanza non è possibile attivare o mantenere il servizio.
• I dati dell'anagrafe condominiale sono necessari allo studio per adempiere agli obblighi di legge (art. 1130 n. 6 c.c.). Il condomino che non li fornisce allo studio può impedire l'aggiornamento del registro; ciò non dipende da Easy Condominio.
• L'invito all'app e l'uso dell'area riservata da parte del condomino sono facoltativi: il mancato accesso non pregiudica i diritti condominiali, che restano esercitabili verso l'amministratore con le modalità ordinarie.
• I campi del modulo "Richiedi una demo" (nome ed email) sono necessari per risponderti; gli altri sono facoltativi.
• Il caricamento dei documenti pro-rogito è facoltativo e legato alla singola pratica.

8. Destinatari e sub-responsabili

I dati possono essere comunicati, nei limiti delle finalità indicate:

• allo studio titolare e, per la quota di competenza, ai condomini invitati all'area riservata del proprio stabile;
• a fornitori che agiscono come sub-responsabili (art. 28, par. 2 e 4 GDPR), nominati per iscritto e tenuti alle stesse obbligazioni di riservatezza:

I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità giudiziarie, amministrative o di vigilanza, se previsto da un obbligo di legge o da un ordine vincolante. Non sono diffusi (art. 4 GDPR: messa a disposizione di terzi indeterminati).

9. Trasferimenti extra-UE

I dati sono ospitati in via principale su infrastruttura situata nello Spazio economico europeo. Alcuni sub-responsabili hanno sede negli Stati Uniti o possono trasferire dati extra-UE. In tali casi il trasferimento avviene solo in presenza di una garanzia di cui al capo V del GDPR (artt. 44-49), in particolare:

• decisione di adeguatezza della Commissione europea (art. 45), ove esistente (ad esempio il quadro UE-USA Data Privacy Framework, se il fornitore vi aderisce);
• in mancanza, Clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione (art. 46, par. 2, lett. c) e, se necessario, misure supplementari.

Puoi chiedere copia delle garanzie applicabili scrivendo a info@easycondominio.com.

10. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità (art. 5, par. 1, lett. e) GDPR), e comunque:

• Account della piattaforma: durata del contratto e 12 mesi dopo la cessazione, salvo contenzioso in corso.
• Fatturazione e scritture:10 anni dalla registrazione, ai sensi dell'art. 2220 c.c. e della normativa fiscale italiana.
• Log tecnici: 12 mesi, salvo necessità di accertamento di illeciti.
• Dati condominiali (anagrafiche, documenti, millesimi): per tutta la durata dell'incarico dello studio, secondo le sue istruzioni e i termini di conservazione propri della gestione condominiale e fiscale (di regola dieci anni). Alla cessazione del contratto con lo studio, questi può chiedere l'esportazione; i dati sono poi cancellati o anonimizzati entro 30 giorni, salvi obblighi di legge o accertamenti in corso.
• Documenti pro-rogito: per la durata della pratica e comunque non oltre il termine indicato dallo studio titolare; in assenza di istruzioni diverse, alla conclusione della pratica o alla cessazione del contratto.
• Richieste dal sito: tempo necessario a evaderle e, se non si conclude un contratto, non oltre 24 mesi.

11. Diritti dell'interessato

In qualità di interessato puoi esercitare, nei limiti previsti dagli artt. 15-22 GDPR e dal Codice Privacy, i seguenti diritti:

• Accesso (art. 15): sapere se trattiamo i tuoi dati e ottenerne copia.
• Rettifica (art. 16): correggere dati inesatti o completarli.
• Cancellazione(art. 17, "diritto all'oblio"), nei casi previsti (cessata finalità, revoca del consenso, opposizione fondata, trattamento illecito). Non si applica se il trattamento è necessario per obblighi di legge o per accertare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
• Limitazione(art. 18): chiedere che i dati siano solo conservati, ad esempio in pendenza di verifica di esattezza o di un'opposizione.
• Portabilità (art. 20): ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che ci hai fornito, se il trattamento è basato sul contratto o sul consenso e è automatizzato, e ottenerne la trasmissione a un altro titolare se tecnicamente fattibile.
• Opposizione (art. 21): opporti al trattamento basato sul legittimo interesse; in tal caso non proseguiamo il trattamento salvo motivi legittimi cogenti.
• Revoca del consenso (art. 7, par. 3): ove un trattamento si fondi sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità di quanto fatto prima. Il servizio ordinario non si basa sul consenso.

Come e a chi rivolgersi

Se sei un condomino: per i dati anagrafici, i documenti condominiali e in generale i trattamenti di cui lo studio o il condominio sono titolari, rivolgiti in primo luogo al tuo amministratore. WIRD Group, in qualità di responsabile, non può cancellare o modificare quei dati di propria iniziativa. Se ci scrivi, inoltreremo la richiesta allo studio titolare (art. 28, par. 3, lett. e) GDPR) oppure la evaderemo se riguarda solo l'account della piattaforma o i log tecnici.

Se sei uno studio cliente o la richiesta riguarda dati di cui siamo titolari autonomi, scrivi a info@easycondominio.com. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese, prorogabile di due mesi in caso di complessità, dandotene avviso (art. 12, par. 3 GDPR). L'esercizio dei diritti è in linea di massima gratuito; in caso di richieste manifestamente infondate o eccessive possiamo addebitare un contributo spese o rifiutare (art. 12, par. 5 GDPR).

Lo studio cliente è tenuto a informare i propri condomini sul trattamento effettuato anche tramite la piattaforma e a gestire le istanze di cui è titolare.

12. Decisioni automatizzate e profilazione

Non effettuiamo processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato (art. 22 GDPR). Non svolgiamo profilazione ai sensi dell'art. 4, n. 4 GDPR.

13. Sicurezza e violazioni

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR), tra cui: isolamento dei dati tra studi e condomìni (Row Level Security), cifratura delle password, connessioni HTTPS/TLS, accessi per ruolo, assenza di registrazione pubblica, principio del minimo privilegio.

In caso di violazione dei dati personali (data breach) che presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone, notifichiamo il Garante entro 72 ore dalla conoscenza, ai sensi dell'art. 33 GDPR, e informiamo gli interessati quando il rischio è elevato (art. 34 GDPR). Se la violazione riguarda dati trattati per conto dello studio, informiamo senza ingiustificato ritardo lo studio titolare, che resta il soggetto tenuto, in via ordinaria, alla notifica al Garante.

14. Cookie e tracciamento

Easy Condominio utilizza esclusivamente cookie tecnici, strettamente necessari a far funzionare il servizio, in particolare per autenticare l'utente e mantenere la sessione dopo il login.

Non usiamo cookie di profilazione, di marketing o di statistica di terze parti (Google Analytics o simili), né pixel pubblicitari. I cookie tecnici necessari sono esentati dal consenso preventivo ai sensi dell'art. 122, comma 1, del Codice Privacy e delle Linee guida del Garante del 10 giugno 2021. Per questo motivo non è mostrato un banner di consenso. Disabilitarli dal browser impedisce l'accesso all'area riservata.

I fornitori di infrastruttura (hosting, DNS, protezione da attacchi) possono impostare cookie tecnici di sicurezza o di bilanciamento, anch'essi esenti da consenso se strettamente necessari.

15. Minori

Il servizio è destinato a studi professionali e a condomini maggiorenni. Non è rivolto a minori di 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori. L'art. 2-quinquies del Codice Privacy (età minima di 14 anni per i servizi della società dell'informazione) non trova applicazione, perché l'accesso avviene su invito nell'ambito della gestione condominiale e non tramite registrazione pubblica di un minore.

16. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa per adeguarla a novità normative, a pronunce del Garante o a modifiche del servizio. Le modifiche sostanziali sono comunicate agli studi clienti via email o con avviso in piattaforma. La data e il numero di versione in testa al documento indicano l'edizione vigente. Ti invitiamo a consultarla periodicamente.

17. Contatti e reclamo al Garante

Per domande su questa informativa o per l'esercizio dei diritti verso WIRD Group : info@easycondominio.com. WIRD Group .

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, autorità di controllo italiana ai sensi dell'art. 77 GDPR e dell'art. 141 del Codice Privacy:

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